Apakah Praktik HR di Perusahaan Anda Sudah Sesuai Aturan?

Praktik HR Bukan Sekadar Urusan Administrasi

Human Resources atau HR merupakan bagian perusahaan yang bertanggung jawab mengelola sumber daya manusia. Perannya mencakup proses rekrutmen, penyusunan perjanjian kerja, pengelolaan hak dan kewajiban pekerja, evaluasi kinerja, pemberian sanksi, hingga pengakhiran hubungan kerja.

Seluruh proses tersebut memiliki konsekuensi hukum. Karena itu, praktik HR tidak cukup hanya berjalan secara administratif, tetapi juga harus dilaksanakan sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku.

Kesalahan biasanya bukan terjadi karena perusahaan sengaja mengabaikan hukum. Risiko justru sering muncul ketika kebijakan internal, dokumen kerja, dan pelaksanaannya tidak pernah diperiksa atau disesuaikan dengan perubahan regulasi.

Dokumen Ketenagakerjaan Harus Disusun dengan Tepat

Perjanjian kerja merupakan salah satu dokumen penting dalam hubungan antara perusahaan dan pekerja. Dokumen ini perlu menjelaskan status hubungan kerja, jabatan, ruang lingkup pekerjaan, hak dan kewajiban, upah, serta ketentuan lain yang disepakati para pihak.

Khusus untuk Perjanjian Kerja Waktu Tertentu atau PKWT, Pasal 57 ayat (1) Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan sebagaimana diubah melalui Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 mengatur bahwa PKWT harus dibuat secara tertulis dengan menggunakan bahasa Indonesia dan huruf Latin.

Ketentuan mengenai PKWT, waktu kerja, alih daya, dan pemutusan hubungan kerja juga dijabarkan lebih lanjut dalam Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021.

Hal tersebut menunjukkan bahwa bentuk, isi, dan pelaksanaan dokumen ketenagakerjaan tidak dapat diperlakukan sebagai formalitas semata. Ketidaksesuaian antara dokumen dan praktik di lapangan dapat menimbulkan persoalan ketika terjadi pemeriksaan atau perselisihan hubungan industrial.

Risiko yang Sering Tidak Disadari Perusahaan

Beberapa persoalan yang kerap muncul dalam praktik HR antara lain:

• Penggunaan PKWT untuk jenis pekerjaan yang tidak sesuai;

• Perjanjian kerja yang tidak menjelaskan hak dan kewajiban secara memadai;

• Kebijakan perusahaan yang tidak selaras dengan peraturan ketenagakerjaan;

• Ketidaksesuaian antara job description dan pekerjaan yang benar-benar dilakukan;

• Pengaturan waktu kerja, lembur, cuti, dan upah yang belum tepat;

• Dokumen disiplin atau evaluasi kinerja yang tidak memiliki dasar yang jelas;

• Proses pemutusan hubungan kerja yang tidak mengikuti prosedur;

• Ketidaksesuaian antara peraturan perusahaan dengan pelaksanaannya.

Persoalan tersebut mungkin terlihat kecil ketika kegiatan perusahaan berjalan normal. Namun, kelemahan dokumen dan prosedur dapat menjadi sumber risiko ketika muncul keberatan dari pekerja, pemeriksaan ketenagakerjaan, atau perselisihan hubungan industrial.

Mengapa Perusahaan Perlu Melakukan Legal Audit HR?

Legal audit HR merupakan proses pemeriksaan terhadap dokumen, kebijakan, dan pelaksanaan pengelolaan ketenagakerjaan di perusahaan. Tujuannya adalah menemukan potensi ketidaksesuaian hukum sebelum berkembang menjadi sengketa.

Pemeriksaan dapat mencakup:

• Perjanjian kerja PKWT dan PKWTT;

• Peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama;

• Struktur dan skala upah;

• Kebijakan waktu kerja, lembur, cuti, dan istirahat;

• Kepesertaan dan pemenuhan kewajiban jaminan sosial;

• Job description dan sistem evaluasi kinerja;

• Dokumen teguran dan tindakan disiplin;

• Prosedur pengunduran diri dan pemutusan hubungan kerja; serta

• Kesesuaian antara dokumen dengan praktik operasional perusahaan.

Dari pemeriksaan tersebut, perusahaan dapat mengetahui dokumen mana yang perlu diperbaiki, kebijakan mana yang harus diperbarui, dan praktik apa yang berpotensi menimbulkan risiko hukum.

Kepatuhan HR Merupakan Langkah Pencegahan

Memeriksa praktik HR sejak awal lebih efisien daripada menangani sengketa setelah terjadi. Kepatuhan yang baik membantu perusahaan membangun hubungan kerja yang lebih transparan, melindungi hak pekerja, dan memberikan dasar yang kuat dalam mengambil keputusan ketenagakerjaan.

Dengan dokumen yang tertata dan prosedur yang konsisten, perusahaan tidak hanya mengurangi risiko hukum, tetapi juga menciptakan tata kelola sumber daya manusia yang lebih profesional.

Jangan Menunggu Sengketa Terjadi!

Praktik HR perlu ditinjau secara berkala, terutama ketika terdapat perubahan regulasi, perkembangan organisasi, perubahan struktur jabatan, atau penyesuaian kebijakan internal.

Bincang Hukum siap membantu perusahaan melakukan legal audit atas praktik HR, meninjau dokumen ketenagakerjaan, serta menyusun langkah perbaikan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Temukan dan perbaiki potensi risiko hukum sejak awal agar perusahaan dapat berkembang dengan fondasi ketenagakerjaan yang lebih aman dan tertata.